delegowanie-zadań

Produktywność w czasie koronawirusa poprzez zdalne delegowanie zadań

Delegowanie dla zachowania produktywności nie jest tylko ważne. Jest konieczne. Jeżeli jesteś przedsiębiorcą lepiej jak najszybciej opanuj tę umiejętność. Nie ma nic gorszego niż zastój, brak planu i bezsilność w biznesie.

Wyobraź sobie, że Twoja uporządkowana i dobrze prosperująca działalność nagle zaczyna popadać w chaos. Na świecie są zamykane szkoły, instytucje państwowe i kulturalne. Świat realny przenosi się do świata wirtualnego. Do tego okazuje się, że Twoje zdrowie i życie zależy od tego czy zostaniesz teraz w domu. Obraz jak z filmów apokalipsy? Nie do końca. Właśnie w takiej rzeczywistości żyjesz obecnie. Jednocześnie Twój biznes musi nadal istnieć i funkcjonować, jak najlepiej się da.
W tym wpisie postaram się wskazać Ci drogę, w jaki sposób wciąż pozostać produktywnym w czasach chaosu, wykorzystując zdalne delegowanie zadań.

1. ZRÓB LISTĘ ZADAŃ, KTÓRE ODDELEGUJESZ

Lista zadań to podstawa. Jeżeli nie wiesz co chcesz oddelegować, to nigdy tego nie zrobisz. Weź kartkę lub notes i na bieżąco spisuj wszystkie zadania, które wykonujesz w ciągu dnia. Wypisz również zadania cykliczne, regularne i inne, które akurat przyjdą Ci do głowy. Możliwe, że teraz planujesz nowe działania w swoim biznesie i chcesz stworzyć produkt online. Wypisz wszystkie zadania, które będzie trzeba wykonać, aby zaistniał on na rynku. Następnie pomyśl, które zadania chcesz i możesz oddelegować. Mogą być to czynności, których nie lubisz wykonywać lub nie masz odpowiedniej wiedzy, aby je wykonać. Podpowiem Ci tylko, że idealne do oddelegowania są również zadania powtarzalne, wykonywane cyklicznie oraz pracochłonne.

2. WYBIERZ ODPOWIEDNIE OSOBY

Wiedza na temat kompetencji i umiejętności Twoich pracowników jest kluczowa w całym procesie delegowania. Z tymi informacjami i listą konkretnych zadań wystarczy tylko odpowiednio przyporządkować jedno do drugiego. Jeżeli brakuje Ci osób, które wykonają za Ciebie dane zadanie to zatrudnij podwykonawców. Wielu z nich zjadło zęby na pracy zdalnej i doskonale wesprą Twoje działania na odległość. Twój zespół pracuje teraz w trybie home office? Nie martw się –  istnieje szereg narzędzi, które ułatwiają współpracę ze zdalnym zespołem.

3. WYBIERZ ODPOWIEDNIE NARZĘDZIA

W komunikacji i pracy na odległość niezwykle istotne jest wykorzystywanie odpowiednich narzędzi, które uwzględnią potrzeby Twoje i Twojego zespołu lub podwykonawców, z którymi będziesz pracować. Jeżeli w Twojej firmie są już stosowane narzędzia zdalnej komunikacji i narzędzia do realizacji projektów online, to świetnie. Jeżeli jednak jest inaczej to wybierz właściwe narzędzia. Do komunikacji może być to np. Slack, do pracy przy realizacji projektów zdalnych np. Asana. Oba wymienione narzędzia to dobry wybór na początek, ponieważ są bezpłatne i proste w obsłudze.

4. PRZEKAŻ CEL I INSTRUKCJE

Każde zadanie powinno być wykonywane w jakimś celu. Osoba, która będzie wykonywać daną czynność powinna wiedzieć, dlaczego to robi. Celem może być stworzenie grafiki na stronę promującą e-booka o „XYZ” lub kontakt do osoby X i poinformowaniu jej o Y.

Poza tym delegowanie zadań wymaga przekazywania dobrych instrukcji. Przykład dobrego opisu przekazywanego zadania może wyglądać tak:

  • wypełnij dokument X (link do dokumentu) na podstawie dokumentu Y,
  • przygotuj grafikę w Canvie wg. wzoru (podaj jakie elementy mają się na niej znaleźć) i zapisz ją w formacie PNG do folderu X. Wypełnij dokument X (link do dokumentu) na podstawie dokumentu Y.

Zastosowanie tych dwóch elementów sprawi, że zadanie będzie wykonane zgodnie z wytycznymi, a komunikację w trakcie ograniczysz do niezbędnego minimum.

5. MONITORUJ, NIE KONTROLUJ

W pracy zdalnej dobra komunikacja podczas wykonywania danego zadania, czy projektu, jest kluczem do osiągnięcia właściwych efektów. Nie oznacza to jednak, że masz sprawować ciągłą kontrolę nad zadaniami, które przekazujesz. Zaufaj i odpuść. To trudne, ale nie po to oddelegowujesz, żeby wciąż myśleć o danym zadaniu. Jednocześnie pamiętaj, aby zarezerwować czas na monitorowanie wykonywanego zadania np. na cotygodniowych krótkich spotkaniach na Skype. Nie zapomnij też o podsumowaniu rezultatu zadania przekazując swoje uwagi.

6. DOBRZE ZAGOSPODARUJ DODATKOWY CZAS

Zadania oddelegowane, a Ty nareszcie masz czas, aby przeznaczyć go na dodatkowe działania. Jeżeli jeszcze nie masz strategii dostosowanej do obecnej sytuacji – to czas, aby to zmienić. Niektórzy twierdzą, że ten rok, będzie rokiem pracy zdalnej. Sytuacja wyraźnie na to wskazuje, dlatego zastanów się co może to oznaczać dla Twojego biznesu. Zauważ, jakie są szanse i postaw na rozwój nowych produktów. Działaj odważnie, ale rozważnie. Spraw, aby Twój biznes był bardziej elastyczny i przygotowany na każdą sytuacją.

Mam wielką nadzieję, że udało mi się uświadomić Ci, jak delegowanie zadań w biznesie może poprawić Twoją produktywność. Koniecznie zobacz, jak zadziała to w praktyce.

Życzę Ci spokoju i powodzenia w tych niespokojnych czasach.

Projekt bez tytułu(3)(1)

Monika litwin

Wirtualna Asystenta, Minimalistka.
Piszę na temat technicznej obsługi biznesu online, organizacji domowego biura oraz mądrej pracy zdalnej.

Leave a Comment

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *

Przewiń do góry